青盛 大輝

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4月April

四月の所感

この1ヶ月間は、主に研修や社内業務、先輩の同行訪問を通して多くのことを学びました。

研修についてですが、社会人マナー研修を通して学生から社会人へと立場が変わり、社会人としての責任を常に意識しております。
また、キックオフミーティングやトラッキング、エリア帰社日といった社内制度、企業理念などの研修を受けさせていただきました。これらの研修を通して、MOCALの行動指針に沿った業務を体現したいと考えるようになり、今後も実務や自己学習を通して会社への理解を深めてまいります。

社内実務においては、タスクに取り組む際の「目的・背景・内容・期日の把握」と「ゴールのすり合わせ」が業務スピードや質の向上に直結すると学び、必ず実践するよう心がけております。

また、先輩事務長の訪問に同行させていただいた際にも、この「すり合わせ」の重要性を感じました。「先輩事務長がどのように業務を進め、医院長とどのような会話をしているか」を意識して拝見する中で、段取りの良さや、医院長とのお打ち合わせで自然にすり合わせを行う姿が強く印象に残りました。私自身も今後スムーズな対応ができるよう、現在の社内タスクの段階からすり合わせを実践練習として取り組んでおります。

業務の難しさや未熟さを実感することも多々ありますが、皆様に寄り添っていただいたおかげで成長ややりがいを感じております。言われた業務をそのままやるだけでは品質が良くない成果になると思うので、今後は医院様を任せていただける事務長の基盤を作るため、「依頼に付加価値を加えて遂行すること」を半年後の目標としています。「言われたことをやるだけでなく、この資料に何があったら良いか」など常に考え、過去の事例も積極的に学んでまいります。

学んだことを一つひとつ確実に力に変え、MOCALに貢献できる人材となれるよう、引き続き真摯に取り組んでまいります。

今後の目標

５月も先輩事務長に同行させていただきます。
同行でいただいた業務の対応や、医院スタッフさんへの報告の仕方など、実践を通して成長してまいります。

４月に学んできたことを活かして業務に取り組み、事務長の基盤を形成してまいります。

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5月May

お客様訪問での事務長の姿

入社から2か月が経過し、5月も先輩事務長のお客様訪問に同行させていただきました。今回は電話対応や書類作成など一歩踏み込んだ業務にも挑戦いたしました。

同行する中で最も印象深かったのは、先輩事務長が「Mr.歯科事務長5つの仕事哲学」である『業界情報やノウハウ、人脈など新しい情報を得られる情報ソースです。』を体現されていた姿です。院長先生から「採用関連」についての相談を受けた先輩事務長が、「こういう事例がありまして…」と具体的な事例を交えて解説され、院長先生も事例があることで納得でき、次の行動を決断されていました。「情報」の有無が説得力を生み、経営者の孤独な決断を支えるのだと肌で実感することができました。私も事例学習を重ね、情報の引き出しを増やしてまいります。

電話での問い合わせでは、相手からの質問に対して内容の理解が追いつかず、言葉に詰まってしまう場面がありました。また、丁寧に話そうとするあまり、不必要な「助走」のある話し方になってしまったと反省しております。今後は「まず結論から伝えること」を徹底し、事前の内容理解を深めて電話に臨んでまいります。

書類作成では、単なる作業にせず「何のための手続きか」を調べながら取り組むことで、先輩方の会話や業務手順の理解が深まり、自分の成長がやりがいに繋がる面白さも知ることができました。

今後は、まず6月中に「電話応対と書類作成」を一人で完結できるよう、様々な業務に触れ、基礎的な業務の進行手順を身に着けてまいります。1年後には院長先生やスタッフさんから相談をいただけるようなパートナーを目指して、業務に取り組んでまいります。

実際に行った業務例

保健所への問い合わせ

施設基準に関するセミナーについて問い合わせを行いました。医院様のスタッフとして問い合わせを行うため失礼のない言葉遣いを意識し取り組みました。初めて触れる内容はしっかり理解したうえでの問い合わせが大切だと感じました。

周辺医院の給与調査

担当医院様の周辺医院を対象に給与調査を行い、エクセルでまとめました。医院長先生にご報告する際に大切な「分かりやすさ」「見やすさ」「目的」「重要箇所」を意識し取り組んでまいりました。

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6月June

3ヶ月目を終えて

入社してから3ヶ月が経過いたしました。オフィスでの社内タスクに加え、先輩事務長の医院様訪問にも数多く同行させていただきました。持ち帰りタスクにも挑戦させていただき、業務の幅を広げることができた、学びの多い1ヶ月となりました。

今月、実務の中で自身の成長に繋がったと感じているのは、「求人サイトの原稿作成」および「スカウトメールの送信」業務です。当初は、いただいた情報を間違いなく記載することに必死で、視点が「医院側」に偏っていました。しかし、先輩事務長からのアドバイスや他院の事例を通して、「求職者視点」に立つことの重要性を学びました。

今回は「子育て中の主婦の方」というペルソナが設定されていたため、ただ条件を記載するのではなく、「シフトの融通が利くこと」「週1日からの勤務が可能なこと」「18時までに帰宅できること」といったメリットを前面に押し出し、求職者が「ここで働くことで得られる生活のイメージ」を具体的に持てるよう工夫いたしました。また、スカウトメールの送信においても定型文に頼らず、求職者の最寄り駅からの通勤時間や、一人ひとりにマッチする福利厚生を盛り込み、「あなたに送っている」と伝わるよう心がけました。この経験から、ペルソナの重要性や、医院の魅力を客観的に見つめ直して翻訳できるMr.歯科事務長の強みを実感いたしました。

一方で、複数の業務が重なる中で作業時間の想定が甘く、想定時間内にタスクを完結できずに焦ってしまうという課題も浮き彫りになりました。この反省から、現在は日々の業務にかかる時間を細かく記録し、自分自身の正確な予測時間を把握する取り組みを実践しております。

今後は、この時間管理力を強化して心と時間の余裕を作るとともに、タスクに「付加価値」を添えられるよう努めてまいります。言われた作業をただこなすだけでなく、メール1通で報告が完了できるなどの「相手の手間を減らすための工夫」や、「より良くするためのプラスアルファの提案」を常に意識する姿勢で業務に取り組んでまいります。また、「期待以上の答えが返ってくる」と信頼していただける事務長を目指し、一つひとつの業務に真摯に向き合ってまいります。

実際に行った業務例

キャンセルポリシーカードの作成

担当医院様にて、患者様へお渡しするキャンセルポリシーカードの作成を担当いたしました。当初は情報を均等に並べるだけになっていましたが、先輩事務長からアドバイスをいただき、強調したい箇所に目立つ色を使ったり文字を大きくしたりと、デザインに緩急をつける修正を行いました。パッと見た瞬間に最も重要な情報が目に入る工夫を学ぶことができ、その後のチラシ作成などの制作物にも活かして取り組んでおります。

経済センサスおよび行政報告書の入力業務

同行での医院様訪問にて、国や行政へ提出する「経済センサス」や「高年齢者雇用状況等報告」の入力業務に携わらせていただきました。入力では、役職ごとの人数の振り分けを行い、社労士への確認が必要な項目については、先輩事務長が連携してくださった結果をもとに正確な記入を進めました。4年に1度行われる公的調査の手続きに触れることで、入力の際にどのような項目や情報が必要になるのか、どのように回答を進めるのかといった手順を学ぶことができました。

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7月July

4ヶ月目を終えて

7月は、社内行事に向けた動画作成や合同企業説明会への参加、そして引き続き先輩事務長のお客様訪問への同行など、幅広い業務を経験し、多くの学びを得た1ヶ月となりました。

同行先では、先輩事務長から同行時の心構えや意識について学ぶ機会がありました。その中でも「先輩事務長が何をしていてどう動いているのかを見ることが大切」という考え方は特に印象に残っております。Mr.歯科事務長の仕事は気配りが重要な要素の一つであるため、まずは先輩事務長がどのようなことを考え、行動しているのかをよく観察し、立ち振る舞いのうちすぐに実践できる部分は積極的に取り入れていくという内容でした。私も先輩方の良い部分を積極的に取り入れ、自身の立ち振る舞いを確立できるよう努めてまいります。

また、これまでと比べ、業務の背景まで考えるようになりました。理解できることが多くなってきたこともあり、請求書の封筒詰めなどでも、「何のために行っているのか」「なぜ紙の請求書なのか」など目的や背景を意識する習慣が身についてきたと感じております。

6月のフィードバックでいただいた「タスク着手前の時間設計と完成イメージの精度向上」についても実践いたしました。各タスクの開始前に「誰が、何を判断・実行するための成果物か」「相手の次の手間をどう減らすか」を1〜2行で書き出してから進めるようにしたところ、目的への意識が強くなり、方向性もブレることなくタスクに取り組めるようになりました。

例えば、待合室ソファの調査では、「院長先生が好みのソファを選べるようにするための成果物」と定義し、事前にご希望を把握したうえで、Excelに購入サイトのURLやサイズ、写真などをまとめて報告いたしました。初めての口頭報告ということもあり準備に時間をかけて臨んだため、質問にもスムーズに答えることができ、準備の重要性を実感いたしました。

この「タスク着手前の時間設計と完成イメージの精度向上」によって、タスクに要する時間も想定できるようになってきているため、今後もMr.歯科事務長としての土台として磨き上げてまいります。

7月は施設基準一覧表や保険に関する制作業務、電話問い合わせ対応、院内情報のデータ化、求人など事務長として対応できる業務の幅を広げております。まだまだ経験は浅いですが医院様に信頼していただき、成長に貢献できる心強いパートナーとなれるよう、引き続き基礎を固めてまいります。

8月は、「医院を支える一員である」という意識をより強く持ち、Mr.歯科事務長として医院を支える業務の幅を広げられるよう成長してまいります。

実際に行った業務例

施設基準一覧表作成

担当医院様でどの施設基準を取得しているのか把握できる表の作成をご依頼いただきました。先輩事務長方にご相談させていただきながら作成をし、施設基準の勉強も同時に行いました。表は見やすくなるよう、項目ごとに色分けを行い、チェック欄を加え、本院と分院で比較・確認しやすい形式に仕上げいたしました。

矯正のInstagram投稿事例集め

担当医院様がInstagramで矯正に関する投稿を行えるよう、矯正に関する投稿事例を10個前後収集いたしました。担当医院様に合った投稿が見つかるよう、ジャンルやデザインの異なるものを集め、比較・確認しやすいように「いいね数」「アカウント名」「InstagramのURL」を加えるなど工夫を取り入れながら取り組んでまいりました。

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8月August

5ヶ月目を終えて

入社5ヶ月目を迎えた8月は、任せていただけるタスク量も徐々に増える中で、これまでの学びをどう実務に活かし、より質の高いサポートを提供できるかを模索する1ヶ月となりました。

今月、特に成長を実感できたのは、タスクをいただいてからすぐに手を動かすのではなく、「誰が、何のために使うものなのか」を一度整理し、早い段階で言葉にして確認する習慣が身についてきた点です。
例えば、「カスタマーハラスメントの文面修正」や「スポット求人調査」などでは、着手前に完成形を描き、「目的と形の想定」を早い段階で共有し、方向性を確認することで、手戻りなくスムーズに進めることができました。完成物の先にある用途まで見据えることで仕事の解像度が上がり、以前からの課題であった時間管理についても、完成形を事前に描くことでより精度の高いスケジュールを組めるようになってきたと感じています。

一方で、事前のすり合わせにおける自分の「言葉の表現力」や、「一歩先を見越す配慮」について課題を感じる場面もありました。
「身だしなみ規定のデータ化」のタスクでは、すり合わせの際に自分のゴールイメージの伝え方が下手だったため、依頼者との認識のすれ違いが起きてしまいました。期日には間に合ったものの、自分の中の想定時間をオーバーしギリギリまでかかってしまいました。振り返れば、私の共有内容が「相手にとって具体的なイメージを持ちにくい、曖昧な表現」だったことが原因です。今回は思わぬミスとなり、すれ違いで済みましたが、場合によっては期日遅れという重大な結果を招きかねない出来事でした。今後は、相手が確実に理解できる明確な表現や共有の仕方ができるよう、表現と言葉の見直しを徹底してまいります。

また、レンタルエアコンの問い合わせにおいては、依頼者が必要としている情報の「2社の性能の違い」などは確認できたものの、プラスアルファの「現在の在庫状況」まで配慮した質問ができず、相手の次の行動を想定しきれていませんでした。依頼者の立場に立つことはできたものの、そこからもう一歩先の配慮や思考に達することができなかったと反省しております。しかし、この経験を通して「相手が次にどう動くか」を想定することの重要性を強く認識できたため、現在は一歩先の行動を見越した情報収集と配慮を意識的に行っております。

日々の業務において、電話での問い合わせ対応などにも徐々に慣れてまいりましたが、慣れが思わぬミスにつながらないよう、常に初心と緊張感を持って取り組んでおります。

来月は、先輩事務長方と設定した「労務関連の知識習得」に力を入れ、労務業務にも取り組み、経験を積むことを目標としております。

これまでは業務の手順を一つひとつ覚えることに必死でしたが、今後は身につけた知識やスキルをどう活かせば医院様や先輩方の役に立てるのかを主体的に考え、仕事の質を高めていきたいと考えています。まだまだ未熟ではありますので、急いで作業に取り掛かるのではなく、まずは周囲の動きや意図をよく観察し、自分なりの考えを持ったうえですり合わせを行う。このプロセスを繰り返し、Mr.歯科事務長としての土台を築いてまいります。

実際に行った業務例

神奈川県助成金の概要調査

「中小企業省エネルギー設備導入費等補助金」について、概要調査をご依頼いただきました。助成金関連の業務は、まず制度の内容や記載事項を理解するところから取り組んだため、難しさを感じる業務でした。医院長先生と担当事務長が、助成金の申請を進めるかどうかを判断できるよう、重要事項の視認性を高めるとともに、実際に申請を進める場合を想定した流れについても整理し、記載いたしました。

お掃除ロボの定期確認マニュアル作成

院内のお掃除ロボについて、定期的な確認方法をまとめたマニュアルを作成いたしました。お掃除ロボが正常に機能していないことや、スタッフさんの管理方法といった背景を理解したうえで、依頼者である先輩事務長との連携も意識し取り組みました。

先輩事務長と認識をすり合わせながら進めたことで、必要以上に時間をかけることなく、スムーズに作成することができました。

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