小島 裕太

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

4月April

入社一か月目の所感

入社して一か月が経過し、日々多くの経験と学びを得ることができました。

不安や緊張もありましたが、先輩方が温かく迎えてくださり、安心して業務に取り組むことができました。

入社後は、外部研修やMOCAL社内での研修を通じて、経営理念や事業コンセプト、サービスプランなど、様々な座学を学ばせていただきました。
これらの研修を通じて、社会人としての基盤を築くとともに、先輩方のようにMOCALの経営理念に則ったサービスを提供できる人材を目指し、日々精進してまいりたいと強く感じております。

４月後半には、いくつかの実務タスクをいただく機会にも恵まれました。
業務に取り組むにあたっては、「目的は何か」「何が求められているのか」「どのようにすればお客様に満足していただけるか」といった点を常に意識しながら取り組みました。

基礎的な部分でつまずくこともありましたが、先輩方が丁寧にアドバイスをしてくださったおかげで、無事に業務をやり遂げることができました。

また、先輩事務長に同行し、お客様訪問にも参加させていただきました。
その際には、先輩方の立ち居振る舞いを間近で学び、大いに刺激を受けました。

今後は、私自身もMOCALの経営理念に則った価値あるサービスを提供できるよう、引き続き真摯な姿勢で取り組んでまいります。

今後の目標

5月からは、本格的に先輩事務長との同行が始まります。
これまでの学びを活かしながら、タスクへの取り組みやお客様訪問を通じて、引き続き成長を重ねていきたいと考えております。

毎日一歩ずつでも前進できるよう、積極的にチャレンジする姿勢を大切にしながら、成長していきたいと思っております。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

5月May

現場で学ぶ、事務長の在り方

入社して2か月が経ち、先月に引き続き、先輩事務長のお客様訪問に同行させていただきました。院長先生とのやり取りや、先輩方がどのような点に配慮されているのかを間近で拝見し、大変学びの多い時間となりました。実際に現場に足を運ぶことで、業務の流れや雰囲気をよりリアルに体感でき、非常に貴重な経験となりました。

今回の同行訪問で最も印象に残ったのは、先輩事務長がMr.歯科事務長の仕事哲学に則って業務に取り組まれていたことです。「孤独な経営者である院長が何でも相談できる、心強いパートナー」として、さまざまな悩みや相談に真摯に向き合い、的確にアドバイスをされている姿に深く感銘を受けました。私も、そんな信頼される事務長を目指したいという新たな目標ができました。

また、日々多忙なご様子の院長先生を拝見し、少しでも力になれる存在になりたいと強く感じました。

さらに今回は、医院様で行われたKick Offミーティングにも参加させていただきました。ミーティング風景の撮影や、二次会会場の事前調査などにも携わらせていただき、現場の空気感や運営の工夫に触れることができ、こちらも非常に貴重な経験となりました。

今後も実務タスクや同行訪問を通じて学びを深め、院長先生に信頼され、求められる事務長へと成長できるよう、日々努力を重ねてまいります。

実際に行った業務例

歯科口腔外科医の求人記事作成

担当医院様で歯科口腔外科医の採用に向けた求人記事を作成いたしました。

より多くの方の目に留まるよう、キャッチコピーの工夫や採用の目的を明確に伝えるメッセージ文、そして視認性の高いデザインを意識して取り組みました。

Googleの口コミに対する返信文作成

担当医院様に寄せられた患者様からの口コミに対し、返信文を作成いたしました。

評価への感謝を丁寧にお伝えするとともに、投稿者が伝えたい内容をくみ取ることを心がけて作成しました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

6月June

3か月目を終えて

入社してから3ヶ月が経過いたしました。
6月は約7回、医院様への同行訪問の機会をいただき、現場での学びを深めるとともに、いくつかのタスクにも主体的に取り組ませていただきました。

この3ヶ月間、さまざまな医院様を訪問する中で、それぞれの医院の雰囲気や組織文化、抱えている課題の違いを肌で感じることができ、大変学びの多い期間となりました。

今月は、同行訪問の中で調査内容を院長先生にご報告させていただく機会もありました。その際、自分の言葉でわかりやすく、的確にお伝えすることの難しさを実感すると同時に、日頃から院長先生と信頼関係を築きながら業務を進める先輩事務長の対応力や判断力、コミュニケーション力の高さに改めて感銘を受けました。
その姿を間近で拝見し、自分の目指すべき将来像がより明確になった1ヶ月でもありました。

また、6月は見積調査や採用業務など、これまでにない実務にも携わらせていただき、多くの経験を積むことができました。一方で、業務が重なる中でスケジュール管理やタスクの目的確認が疎かになり、反省すべき点もございました。
その際には、先輩事務長よりタスクの優先順位のつけ方や、逆算してスケジュールを立てることの大切さなど、日々の業務の進め方について丁寧にご指導いただきました。
いただいたアドバイスを今後にしっかりと活かし、より計画的に業務を遂行してまいります。また、常に目的意識を持って取り組む姿勢を大切にし、業務の質を高めていきたいと考えております。

実際に行った業務例

備蓄品の見積調査とご報告

担当医院様にて、災害時に帰宅困難者が発生した場合を想定し、備蓄品の準備を検討されていました。

それに伴い、備蓄品を取り扱う複数の会社を調査し、見積を比較・整理したうえで、調査結果を院長先生へご報告いたしました。その後、ご報告内容をもとに購入先が決定されました。

マニュアルデータ修正

医院様のスタッフの方々が使用されるマニュアルのデータを、WordからPowerPointへ更新する業務を担当いたしました。
単なる形式変更にとどまらず、文字の大きさやスライド全体のレイアウトバランスにも配慮し、視認性や使いやすさを意識しながら作成を進めました。

完成後には、先輩事務長よりフィードバックをいただき、自分では気づけなかった細かな点や、資料作成における「品質」への意識の持ち方を学ぶことができました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

7月July

4か月目を終えて

入社から4ヶ月が経過いたしました。
7月は、週1回の同行訪問に加え、MOCALとして合同企業説明会に参加したほか、担当医院の院長先生との納涼会にも参加させていただくなど、さまざまな貴重な経験を積むことができました。

先輩事務長との同行訪問では、「Mr.歯科事務長」の仕事哲学に基づいた業務の進め方を間近で拝見する機会が多く、MOCALが提供するサービスの価値を、現場を通して肌で実感することができました。

特に印象的だったのは、院長先生とスタッフの皆さまとのコミュニケーションを円滑にするために、先輩事務長が間に立ち、医院業務に積極的に関わっていた場面です。その姿から、事務長は医院の安定的な運営を支える、欠かせない存在であることを改めて感じました。

医院の基盤づくりに尽力する先輩事務長の姿を拝見し、私自身も、スタッフ間の潤滑油として機能できるような存在を目指し、今後も成長を重ねてまいりたいと考えております。

また、タスク業務に関しても、先輩事務長からのご指示だけでなく、院長先生やスタッフの方々から直接ご依頼いただく機会が増えてまいりました。タスクの難易度も徐々に上がってきていますが、その分、仕事の達成感ややりがいも日々実感しています。

わからないことがあってもすぐに先輩事務長に相談できる環境が整っており、MOCALの働きやすさとサポート体制の手厚さを改めて実感しています。
この恵まれた環境に甘えることなく、自ら主体的に学びと経験を積み重ね、お客様のサポートにより一層貢献できるよう、精進してまいります。

実際に行った業務例

社員旅行の見積調査

担当医院様がまもなく開院10周年を迎えられるにあたり、1泊2日の社員旅行の計画が進められています。
それに伴い、医院の皆様にお楽しみいただける候補地を3カ所ピックアップし、宿泊費や貸切バス、宴会料金などの費用について見積調査を実施いたしました。

料金を比較しやすくするため、合計金額は色分けを行い、その他の項目についても一目で内容が把握できるよう、見やすいリストの作成を意識して取り組みました。

求人に関するスカウトメール送信対応

先輩事務長が担当されている医院様にて、歯科助手の方が一名退職されたことを受け、新たに常勤スタッフを採用することになりました。
そのため、医療系の求人・転職に特化した求人サイト「ジョブメドレー」を活用し、求職者に向けたスカウトメールの送信を、定常業務の一環として対応しております。

一名の求職者より応募をいただきましたが、内定辞退となってしまいましたので、引き続き、スカウト対応を継続してまいります。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

8月August

5か月目を終えて

入社から5ヶ月が経ち、8月は多くの先輩事務長との同行訪問や新しいタスクを通じて、密度の濃い学びを得ることができた1ヶ月でした。

これまでは目の前の業務をこなすことに必死でしたが、今月は「そもそも、この業務の目的は何か？」と本質に立ち返ることの重要性を学ぶ機会が多くありました。ある同行訪問で先輩事務長が「うまくいかない時こそ『そもそも』と目的に立ち返ることが大切」とおっしゃっていたのが心に響き、以来、タスクに取り組む前に一度立ち止まり、ゴールを明確にイメージする習慣を大切にしています。

また、今月は複数の医院様へ同行させていただく中で、それぞれの医院様の文化や価値観に触れることができました。特に印象的だったのは、ある院長先生からいただいた「若いうちは『若いのに！』と言われるくらい、とにかく誠実に一生懸命取り組むことが大切だ」というお言葉です。知識や経験がまだ浅い私にとって、この言葉は大きな励みとなりました。技術やスキルはもちろんですが、まずは人として信頼していただけるよう、一つひとつの業務に誠実に向き合っていこうと改めて決意しました。

タスク面では、調査業務や資料作成において、院長先生へ直接ご報告する機会が増えました。先輩事務長にアドバイスをいただきながら報告のシミュレーションを重ねたりと、試行錯誤の毎日です。まだまだ力不足で、ご報告の際に院長先生のご意向を汲みきれず、再調査となることもありました。しかし、その失敗から院長先生のお考えや価値観を深く理解することができ、次にご提案する際の精度が少しずつ上がってきている実感があります。

入社当初は先輩事務長の後ろをついていくだけでしたが、今では院長先生から直接「これ、お願いできる？」と声をかけていただける場面も増え、少しずつですがチームの一員として認めていただけているのかなと感じ、嬉しく思っています。

9月からは新しくアシストとして担当させていただく医院様も決まり、挑戦の機会をいただけたことに身が引き締まる思いです。これまでの5ヶ月間で学んだことを実践の場で発揮し、医院様の成長に貢献できるよう、そして「心強いパートナー」として頼られる存在になれるよう、これからも全力で走り続けてまいります。

実際に行った業務例

各種マウスピースメーカーの比較表作成

担当医院様にてマウスピース矯正について、患者様がご自身に合った治療法を選びやすくなるよう、主要メーカー4社の特徴や料金などをまとめた比較表を作成しました。専門的な内容も、患者様が一目で見てご理解いただけるよう、デザインを重視し、配色や文字の大きさを調整したり、情報を簡潔にまとめたりと、視覚的な分かりやすさを追求しました。

院外向けポスターの掲示

担当医院様が実施する「無料歯科健診」の受診を促進するため、院外向けのポスター掲示を担当しました。この業務を通じ、先輩事務長から「まず手順を明確にすることが大切」という段取りの重要性についてご指導いただきました。単純な作業でも、目的を理解し効率を考えて取り組む意識が身につきました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

9月September

6か月目を終えて

入社から半年が経過しました。この半年間は、これまでの学生生活とは全く違う、新たな挑戦と多くの学びに満ちた日々でした。入社当初は先輩の後ろをついていくばかりでしたが、最近では院長先生から直接ご依頼をいただく場面も増え、少しずつですがお客様の「パートナー」としての一歩を踏み出せている実感があります。

今月は、初めてインターンシップの運営をアシスタントとしてサポートさせていただく貴重な経験をしました。私は主にワーク体験の準備や当日の運営補助を担当しましたが、先輩事務長がインターン生に語りかける言葉の一つひとつや、その円滑な進行を支える徹底された事前準備を目の当たりにし、「仕事の質は準備で決まる」ということを痛感しました。

一方で、自分自身の失敗から学んだこともあります。患者様へお渡しする薬剤情報提供書の作成では、自分では完成させたつもりで先輩に報告したところ、「これでは患者様にはお渡しできない」というご指摘を受けました。専門用語が多く、一番大切であるはずの「患者様の視点」が完全に抜け落ちていたのです。この時、私は「資料を作ること」という作業が目的化してしまい、「患者様に正しく情報を理解してもらう」という本来のゴールを見失っていたことに気づかされました。

このように、先輩の姿から学ぶこともあれば、自らの失敗から学ぶこともあります。そして、そうした多様な経験が思わぬところで繋がり、新たな価値を生み出す瞬間に、この仕事の面白さを実感しています。先日、担当医院様で行われた別の歯科医院様の見学会をアシスタントした際、以前の同行で得た経験が自然と活きていることに気づきました。見学者の誘導や時間管理など、前回の経験があったからこそ、今回はよりスムーズに、そして+αの気配りを意識して動くことができたのです。一つひとつの経験が点として存在し、それらが繋がって線となり、お客様への貢献の幅を広げていく。その醍醐味こそが、この仕事の最大の魅力だと感じています。

そして今、新たにもう一つの医院様をアシスタントとして担当するという、次の挑戦の機会をいただけたことに身が引き締まる思いです。この半年間で得た成功体験と失敗からの教訓を胸に、お客様にとっての「心強いパートナー」となれるよう、これからも一日一日を大切に、全力で業務に邁進してまいります。

実際に行った業務例

DH患者数の入力とキャンセル率の算出

医院様にて、各歯科衛生士の来院・予約患者数を日々入力し、キャンセル率を算出しました 。このデータは医院経営の基礎となるため、責任感を持って、正確かつ丁寧に取り組むよう心掛けました。

新規患者様獲得のための近隣施設調査

新規の患者様を増やす施策として、親御さんが利用しそうな近隣施設を調査しました。医院の広告チラシを置いてもらうことを目的に、スタッフの方々が挨拶まわりで活用するリストとマップを作成し、次のアクションに繋がるよう意識して取り組みました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

10月October

7か月目を終えて

入社から7ヶ月が経過いたしました。入社当初は、目の前の業務をこなすことで精一杯でしたが、10月はこれまでの経験が積み重なり、できることが少しずつ増えたことで、仕事の面白さと自身の成長を実感できた1ヶ月でした。

特に印象に残っているのは、会社の一大イベントである「アワード」で実施された「サービスプレゼン」です。先輩社員の前で、自社サービスの価値を7分間で発表するという内容で、この経験は私にとって大きな転機となりました。

準備を進める中で、「お客様にとっての価値とは何か」という原点に立ち返る機会となり、限られた時間の中で何を伝え、何を削ぎ落とすかを考える過程で、サービスの本質が自分の中に深く刻まれていきました。単なるサービス説明ではなく、私たちの仕事が院長先生の「心強いパートナー」として、いかに医院の繁栄に貢献できるのかを自分の言葉で伝える中で、会社の理念が“知識”から“信念”へと変わっていくのを感じました。

また、日々の業務の中でも新しい学びが尽きません。先輩事務長の同行訪問では、歯科業界の知識だけでなく、社会や経済の動向にもアンテナを張ることが、お客様との信頼関係をいかに強固にするかを学びました。院長先生との会話は業務の話にとどまらず、雑談に及ぶことも多く、信頼される事務長になるためには、幅広い教養を身につけ、人間的な深みを高めることが必要だと痛感しました。この経験を通して、日頃から教養を学ぶ姿勢を大切にしていきたいと感じています。

今月は上長との面談もあり、来期の目標について話し合いました。会社として新たな期を迎えるこのタイミングで、入社半年を過ぎた私自身も、より一層会社の成果に貢献できるよう、意識を高く持つ必要があると感じています。これまでの経験で得た学びを土台に、自分の強みをさらに磨き、お客様へ価値を提供できる人材へと成長していきたいと思います。

実際に行った業務例

ドクター別集計表の作成

担当医院様にて、各ドクターの診療実績を可視化するための資料を作成しました。経営判断に役立つ資料にすることを意識し、グラフを用いて視覚的に分かりやすくまとめました。資料作成を通じて、お客様の経営を支える「参謀」としての視点を養う貴重な経験となりました。

医院スタッフ用の課題図書調査

担当医院様よりご依頼をいただき、スタッフ向け課題図書の調査を行い、リストとしてまとめました。

書籍の内容を要約するだけでなく、「スタッフにとってどのような学びが得られるか」という視点から、おすすめのポイントを添えて報告しました。お客様に付加価値を感じていただくための提案姿勢を学ぶ業務となりました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

11月November

8か月目を終えて

入社から8ヶ月が経過いたしました。11月は、引き続き医院様への同行訪問や、定常業務に取り組ませていただきました。そして、今月は熱海にて開催されたMOCALの第16期Kickoffミーティングに参加いたしました。

15期の振り返りや、16期以降の中長期的な目標・方針について共有を受ける中で、私自身も「新人だから」という甘えを捨て、会社にとっての「赤字社員」から脱し、MOCALの発展繁栄に貢献できる存在にならなければならないと、身の引き締まる思いでした。

Kickoffミーティングを通じて、先輩事務長の皆様と長い時間をご一緒する機会があり、その中で改めて「一人前の事務長に不可欠なのは気遣いである」と強く感じました。先輩方は、お客様や他の事務長に対して、自然体で細やかな気遣いをされています。その姿がとても素敵で、私も将来的には意識せずとも自然に行動できるプロフェッショナルな事務長になりたいと思いました。 今後は同行訪問や院長先生とのコミュニケーションの中で、先輩方の姿勢を一つずつ学び、信頼を得られる事務長になれるよう努めてまいります。

また、担当医院様のKickoffミーティングおよび懇親会の運営サポートという貴重な機会もいただきました。主に事前の懇親会の会場予約やメニュー選定などを担当し、大きなトラブルもなく無事に終えることができました。スタッフの皆様が楽しそうにされている様子を見ることができ、私自身も嬉しく感じました。

準備段階では、先輩事務長から多くのアドバイスをいただき、自分の準備不足や視点の浅さを痛感する場面もありました。単に場所を確保するだけでなく、「参加者が快適に過ごせるか」「院長とスタッフの距離が縮まるか」といった配慮が、運営の質に直結することを学びました。 今回の反省を踏まえ、次回のKickoffでは、指示を待つのではなく、相手の立場を踏まえて自ら考え、行動できるよう成長していきたいと思います。

実際に行った業務例

ホワイトニングと矯正治療に伴う抜歯の価格相場調査

医院様の自費診療メニューの価格改定に向け、近隣競合医院の価格を調査しました。平均値・中央値を算出し、そのデータを基に、院長先生が「相場と比較して当院の価格が適正か」を判断しやすい資料を作成いたしました。

矯正治療のQ&A資料作成

患者様からよくいただく質問をまとめたQ&A資料を作成しました。専門用語を噛み砕き、治療に対する不安を解消できるよう、分かりやすさ・見やすさを重視しています。また、矯正検査の受診率向上につながる質問項目も追加し、患者様が一歩踏み出しやすい構成を意識しました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

12月December

9か月目を終えて

入社して9ヶ月が経過いたしました。

今月は担当医院様への同行訪問に加え、期首という節目のタイミングで上長との面談を行い、今後の目標について深く向き合う時間を持つことができました。

面談の中では、今期の個人目標の設定を行いました。その中で、先月の第16期キックオフミーティングで感じた熱量と同様に、「お客様である医院様に心から信頼していただき、心強いパートナーとして価値を提供したい」「その結果として、MOCALの売上にもしっかりと貢献できる事務長になりたい」という想いが、より一層強くなりました。そのためにも今、私にとって最も重要だと感じていることは、様々なタスクを経験して対応できる幅を広げると同時に、「総務・秘書プラン」に対応した業務のレベルを着実に上げていくことです。

そうした意識を持って取り組む中で、実務において手応えを感じる場面も増えてまいりました。院長先生からいただいたご依頼業務において、過去のフィードバックや好みを踏まえてご提案したところ、「いいね」とのお言葉をいただき、スムーズにサポートすることができました。院長先生の求めていることを汲み取り、期待に応える提案ができたことは、事務長としての自信に繋がりました。また、実際に患者としてモニター治療を受けさせていただく機会もあり、患者様視点での医院の素晴らしさを肌で感じたことで、「この医院をもっと良くしたい」というモチベーションがさらに高まりました。

今後は、先輩事務長が取り組まれている業務をより注意深く観察・研究し、自分の成長につなげていきたいと考えています。そして、自分自身の業務においては、ミスなく正確に取り組むことを大前提とし、安心して任せていただける「責任感のある事務長」を目指して、一歩ずつ前進してまいります。

今年から社会人となり、何もわからない状態からのスタートでしたが、今振り返ると多くの経験を積み、着実にできる業務の幅も広がってきていると実感しています。もちろん、まだまだ先輩事務長にご指導いただく場面も多くありますが、2026年は今後新たに加わる後輩の手本となり、学んだ知識や経験をお伝えできるよう、さらなる高みを目指して精進してまいります。

実際に行った業務例

マイナ保険証のポップ作成

先輩事務長よりご依頼いただき、マイナ保険証の利用方法に関する院内掲示用ポップを作成いたしました。医院様の雰囲気に合わせつつ、視認性を重視して文字サイズや配色を工夫し、患者様が一目で内容を理解できるデザインに仕上げました。

非常勤ドクターの給与相場調査

医院様の採用活動をサポートするため、近隣エリアにおける非常勤ドクターの給与相場を調査しました。求人情報が少ない中、可能な限りデータを収集し、平均値や中央値などの数値も算出することで、給与設定の判断材料として活用しやすい資料作成を心掛けました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

1月January

10か月目を終えて

今月は、合同企業説明会や内定式など、学生の皆さんや今後入社される後輩と接する機会が多く、自分自身の成長と、間もなく先輩になるという責任を強く意識した1ヶ月となりました。

今月、特に印象に残っているのは、新しく同行させていただくことになった医院様での実務です。集計業務自体は経験がありましたが、今回は残業時間の計算など、院長先生の最終確認を経て給与支払いに直結する「絶対にミスの許されない作業」を任せていただきました。訪問中の限られた時間内で、正確に、かつスピード感を持って数字をまとめる作業には、これまでにない緊張感を感じました。

その中で先輩事務長から教わったのは、数字の正確さはもちろんのこと、その先にある「使う人への配慮」でした。例えば、Excelを保存する際に院長先生がすぐ入力できる位置にカーソルを置いておくことや、お預かりしたタイムカードを元の順番どおりにきれいに戻すといった、本当に些細な行動です。これまでは「資料を完成させること」ばかりに意識が向いていましたが、大切なのは「受け取った院長先生が、いかに手間なく確認できるか」という優しさなのだと気づかされました。こうした小さな気配りの積み重ねが、院長先生との信頼関係を作っていくのだと、現場を通じて実感することができました。

また今月は、社内行事を通じて多くの刺激を受けました。合同企業説明会では、一年前は学生側だった自分が、今度は迎える側として学生の皆様に仕事の魅力を伝える役割を担いました。質問をしてくれる学生の方々の姿に、当時の自分を重ね合わせると同時に、今の自分がどれだけ多くの知識を身につけ、成長できたかを客観的に振り返る貴重な機会となりました。

さらに、内定式にも参加させていただき、身が引き締まる思いでした。これまでは先輩方の背中を追いかけることに必死でしたが、これからは自分が「頼れる先輩」の一人にならなければなりません。自分が一年間で学んできたこと、失敗から得た教訓を、自信を持って後輩に共有できるよう、残りの期間でさらにスキルを磨いてまいります。

4月からは入社2年目となり、いよいよ後輩を迎えます。初心を忘れず、ミスを恐れずに挑戦する姿勢を持ち続けながら、医院様にとっても、そして新しい後輩にとっても、「心強い存在」になれるよう、一日一日を大切に精進してまいります。

実際に行った業務例

保険算定資料のデータ化

医院様が正しいルールに基づいて適切な治療費を受け取れるよう、分かりづらかった資料を整理し、Excelで確認しやすい一覧表を作成しました。

自費診療の料金集計

矯正やインプラントなどの自費診療について、1ヶ月分の売上を集計し、手元のデータと実際の売上金額を一つひとつ照らし合わせ、ズレがないかを丁寧に確認しました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

2月February

入社11ヶ月目を終えて

入社11ヶ月目を迎え、いよいよ一年目の締めくくりが近づいてまいりました。今月は、これまで以上に幅広い業務をご依頼いただき、新たな業務の引き継ぎも受けるなど、自身のステップアップを実感する一ヶ月となりました。

今月新たに取り組んだのが、2025年度の売上・費用・純利益などを可視化する「ストラック図」への数値入力業務です。

これまでは医院様の経理状況をここまで詳細に把握する機会は多くありませんでしたが、数値を一つひとつ丁寧に図へ落とし込む中で、それらがどのように利益につながり、どこに固定費の課題があるのかといった「医院の健康状態」が立体的に見えてくる感覚がありました。

特に意識したのは、数字の正確性と、自身の理解を深める姿勢です。経営判断に直結する重要なデータだからこそ、誤差が生じないよう入念に確認を重ねました。また、単に入力するのではなく、「この数値が示す課題は何か」「この医院様ならではの特徴はどこにあるのか」を自ら調べ、経営的視点を養うことにも努めました。

後日、この資料を用いた院長先生とのお打ち合わせに同席させていただきました。作成した図をもとに、院長先生から具体的な経営課題や今後のビジョンが語られ、それに対して先輩事務長が的確なアドバイスを行うことで、医院の未来が形作られていく様子を間近で拝見いたしました。

自分が整理した数字が、単なる「記録」にとどまらず、医院様の未来を決める「対話の土台」になっているその光景に、事務長という仕事の重要性と責任の重さを改めて強く認識しました。一つの入力業務であっても、それが医院様の成長を支える確かな一歩であることを胸に、今後も学び続けてまいります。

また今月は、社内インターンシップの運営にも携わらせていただきました。インターン生にワークを体験してもらい、私自身が実際に取り組んだ業務内容の共有やフィードバックも担当いたしました。

「この業務の目的は何か」「どのような点を意識しているのか」を言語化して伝えることは、入社以来初めての大きな挑戦でした。近い将来に後輩を迎えることを見据え、自身の業務をより深く理解し、分かりやすく説明できるレベルまで磨き上げていきたいという思いが一層強まりました。

来月で入社一年を迎えます。これまでに学んだ総務・秘書業務の基礎をさらに研鑽しつつ、今後はより専門的な知識を習得し、医院様の売上向上や組織改善に直接貢献できる「頼れる右腕」を目指してまいります。

院長先生に「あなたがいてくれて良かった」と心から思っていただける存在になれるよう、誠実さと細やかな配慮を忘れず、日々精進してまいります。

実際に行った業務例

患者満足度分析資料の作成

医院様の現状を客観的に把握するため、1ヶ月分のアンケートおよび精算データを集計し、患者様の声を視覚化した分析資料を作成いたしました。単なる数値の集計にとどまらず、数多くのご意見の中から「医院の強み」と「改善点」を整理し、具体的な傾向が一目で伝わる構成を意識いたしました。また、スタッフ全員が同じ課題や喜びを共有できるよう、見やすさと分かりやすさを重視しております。

価格改定のご案内デザイン作成

材料費高騰等に伴う価格改定について、患者様へ丁寧にお伝えするため、院内掲示用のご案内デザインを作成いたしました。デリケートな内容であるからこそ、誠実さが伝わる柔らかな印象と、誤解を招かない明確な表現の両立を意識しました。文章構成だけでなく、フォントサイズや配置を調整し、細部まで配慮した仕上がりを追求いたしました。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。

※このウィンドウの一番下に閉じボタンがあります。

3月March

入社12ヶ月目を終えて

入社して1年が経過しました。振り返るとあっという間の一年でしたが、不安や緊張でいっぱいだった入社当時と比べ、大きく成長できた一年だったと感じています。

入社当初は、社会人としての基礎や業務の進め方、MOCALのサービス理解を中心に取り組んでいましたが、現在では医院様や院長先生からいただいた業務に対し、その背景や目的を自ら考え、主体的に進められるようになってきました。

この一年を通して強く実感したのは、経営者である院長先生から信頼を得ることの重要性と、MOCALのサービスそのものが高く評価されていることです。多くの先輩事務長に同行し、現場で感謝されている姿を間近で見てきましたが、自分自身も院長先生から感謝のお言葉をいただいた経験は今でも印象に残っており、この会社で仕事ができて本当に良かったと心から感じた瞬間でした。

院長先生の右腕として医院運営を支えることにやりがいを感じる一方で、業務量や難易度の高まりとともに、自分の課題と向き合う場面も増えています。その中で、「どのように価値あるサービスを提供するか」「業務の目的は何か」といった本質を考え続けることの重要性と難しさを実感しています。

また、報連相やビジネスマナー、院長先生への細やかな気遣いといった基礎についても、日々学び続ける必要があると感じています。そのような中でも、先輩方に相談すれば的確なアドバイスをいただける環境があり、支えられながら成長できていることに深く感謝しています。

2年目以降は、「言われたことをこなす段階」を卒業し、院長先生の右腕として主体的に考え、行動できる事務長を目指してまいります。院長先生が診療に100％集中できる環境を実現するため、事務領域のプロとして研鑽を重ね、期待を超えるサポートを提供できるよう、今後も精進してまいります。

実際に行った業務例

インスタグラムの矯正症例の投稿

先輩事務長よりご依頼をいただき、週に1回、子どもの矯正治療の症例紹介をインスタグラムに投稿しております。初めてのSNS運用であったため、まず「集客」という目的を明確にしたうえで、どのようにすればゴールにつながるかを考えながら取り組みました。

特に、「どのようにすればお客様の目に留まるか」「知識の少ない方でも直感的に理解できるか」といった点を意識し、自分なりに工夫して作成しました。また、デザインについても基礎から学び、他医院の投稿を参考にしながら改善していきました。

この経験を通して、「自ら考え、目的達成のために行動する視点」の重要性を実感しました。今後も継続して担当する業務であるため、より多くの方に関心を持っていただき、来院につなげられるよう、さらに質の向上を目指してまいります。

「オンライン問診」の導入

担当医院様より、矯正治療を希望される患者様の問診票をオンライン化し、事前にスムーズに確認できるようにしたいとのご依頼をいただきました。スタッフの方と連携し、問診内容の検討からシステム選定、導入までを担当いたしました。

事前のオンライン問診の仕組みやメリット・デメリットの整理、予約システムとの連携設定、スタッフの方がすぐに扱えるようにするための操作マニュアルの作成など、一から主体的に進めました。導入にあたっては、内容の整理や提案の難しさもありましたが、先輩事務長へ相談しながら進めることで、無事に運用開始まで完了することができました。

主体的に進めた分、これまで以上に責任感を持って取り組む必要がありましたが、事前準備を徹底することで、医院様のご要望に沿った形で導入できた点は大きな成果だと感じています。

※上記閉じボタンを押すと元のウィンドウに戻ります。